2021年9月の店舗オープンに際し、カルテは電子管理と考えていました。紙での管理と比較し、出し入れする業務も保管場所も考えなくて良くなりますし、ネイルサロンなのでネイルの写真をカルテと一緒に保存することも大切だと思っていました。

そのような中、関連会社のアイラッシュサロンで美歴を活用した電子カルテの運用がうまくいっている話を耳にし、導入することにしました。

当店は在籍スタッフが多く(10名在籍)、担当者が毎回異なることもあります。そのため、スタッフ間の情報共有がとても重要なのですが、施術記録にデザインを写真で残すことで担当が変わってもお客様の好みをしっかりと把握した上で提案が行えています。
また、使用した材料も写真で残すことでお直しの際に他のスタッフが担当しても再現性の高い施術が可能になっています。

カルテの備考欄も有効活用しています。備考欄はスタッフの目に入りやすい場所にあるため、施術の際に注意すべき情報が共有しやすいです。
ネイルの施術はお客様の生活習慣に合わせてベースの種類や塗り方を変えます。
そのため、例えばこれまでの爪の状態やご職業柄水をよく使うなどの情報が施術をする上でとても重要になります。 そういった情報を一目で把握できる備考欄に記入しておくことで、どのスタッフが担当してもお客様に合った最適な材料や方法での施術が行えています。

予約は新規、既存双方ともホットペッパーをメインにスタッフ各自のインスタDMからも受け付けています。
予約表の管理はサロンボードで行っており、ホットペッパー以外から受け付けた予約情報も入力しています。

毎朝開店前に当日の予約情報をサロンボードで確認し、既存のお客様の予約がある場合は美歴に対象のお客様の予約情報を登録します。この準備により来店されるお客様のカルテが美歴forBusinessのカルテ一覧の上部に表示されるので、営業中のカルテ確認がスムーズに行えます。

新規のお客様がご来店されたら、Webカードで用意したカウンセリングシートのQRコードをお客様のスマホで読み取っていただきご入力いただきます。
入力完了後、担当するスタッフが自身のスマホの美歴forBusinessでその内容を確認し、カウンセリング、施術へと進みます。

既存のお客様が来店の際は、美歴forBusinessで前回までの施術内容やカルテの備考欄に記載されている注意事項を確認し、カウンセリング、施術に進みます。

施術後の流れは新規、既存のお客様とも共通です。お客様の手や使用した材料のパッケージなど撮影し美歴にアップします。
加えて、施術に関する詳細情報やお客様との会話、気づいたこともテキストで記録しておくことで、次回の接客時にお客様に合わせた提案が出来るようにしています。

初めて担当するお客様に対しても、他のスタッフが登録してくれた情報のおかげでお客様に寄り添ったカウンセリングや提案を自信をもって行えています。

紙のカルテしか経験したことがないスタッフがほとんどだったので、重要な情報を電子カルテにどのように記録すればスタッフ間で共有しやすいかは手探りな状態でスタートしました。

しかし豊富に写真を残せたり、備考欄を活用して注意事項を把握しやすくできるなど、情報共有しやすい機能が揃っていたので理想的な運用方法がすぐに確立できました。

近々、近隣に２店舗目をオープンする予定です。オープンに合わせて異動するスタッフもいるので新店舗へ移るお客様も多くいらっしゃると思います。

そのため店舗間でのカルテ情報の共有は非常に重要で、スムーズに実施できないと接客の質が落ちることもありえます。 そうならないように店舗間のカルテ共有機能（他店舗カード参照機能）をしっかりと活用していきます。